Dieses Jahr vom 29. Mai bis zum 2. Juni fand das große Sippenspiel des DPVs statt. Don Oro, der mächtige Großgrundbesitzer aus dem Wilden Westen, hat 1.000 Pfadfinder_innen nach Hameln Creek eingeladen, um mit ihm gemeinsam die riesigen Goldvorkommen zu schürfen, die er kürzlich durch Zufall auf seinem Land entdeckt hatte.
Er versprach Reichtum, aber auch gemütliche Abende im Saloon bei Glücksspiel und Musik. Auf die Pfadfinder_innen warteten sieben Geländespiele, welche zusammen fast 20 Stunden dauerten, dazu gab es die gesamten fünf Tage ein lebendiges und aufregendes Leben im Wilden Westen mit viel Abwechslung. Sipplinge für solch eine Aktion zu begeistern ist einfach, aber wer plant freiwillig das Programm und wie läuft die Planungsphase ab?
Alles begann mit der Qual der Wahl des Lagerthemas. Dazu trafen sich die Lagerleitung und einige Freiwillige mehr als eineinhalb Jahre vor dem Lager das erste Mal für ein Wochenende. Verschiedenste Vorschläge wurden diskutiert und am Ende standen das Lagerthema und die ersten Rahmenbedingungen fest: Don Oro lädt ein.
In den nächsten Monaten wurden durch verschiedene Aufrufe und Gespräche mehrere Personen überzeugt, im Planungsteam mitzuwirken. Im Frühjahr 2018 wurden in einer Telefonkonferenz feste Planungsteams bestimmt. Wir konnten zwischen Programm, Öffentlichkeitsarbeit und Logistik wählen. Für Lagerleitung, Küche und Finanzen wurden bereits genügend Tatkräftige gefunden. Der erste grobe Ablaufplan wurde vorgestellt und weitere Rahmenbedingungen wurden bekannt gegeben, sodass die Teams ihre Arbeit aufnehmen konnten. Das Programm-Team bestand aus ungefähr zehn Personen aus vier verschiedenen Bünden. Die eigentliche Planung des Programms konnte beginnen.
Um alle Ideen zentral zu sammeln, wurde ein Cloud-Textdokument erstellt, in das wir unsere Ideen hineinschreiben konnten. Nach und nach sammelten wir wertvolle Ideen und in unseren monatlichen Skype-Gesprächen versuchten wir einen roten Faden zu finden. So wuchs unser Dokument bis zum Spätsommer auf über 25 Seiten mit Ideen, Vorschlägen, Listen und Geschichten. Der Aufruf von Jasper auf dem Sommerlager in Italien brachte uns neue wertvolle Verstärkung, sodass wir uns – mittlerweile 25 Personen – auf 12 Unter-Teams aufteilen konnten, die sich deutlich einfacher abstimmen und treffen konnten.
Ende Oktober gab es dann zum ersten Mal für das Programm-Team ein Aufeinandertreffen mit den anderen Planungsteams. Programm, Küche, Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit und Logistik hatten bisher isoliert gearbeitet und mussten sich nun bei strittigen Punkten auf eine gemeinsame Linie einigen. Obwohl sehr unterschiedliche Stämme und Bünde anwesend waren, wurden alle Entscheidungen einvernehmlich in einer gewinnbringenden Diskussion getroffen. Alle Rahmenbedingungen wurden festgelegt, offene Aufgaben wurden verteilt, das Budget wurde eingeteilt und das Team konnte sich persönlich besser kennenlernen. Ein rundum gelungenes Planungswochenende.
Um aus den unzähligen Ideen und Handlungssträngen, die sich über die Monate gesammelt hatten, eine spannende und realisierbare Geschichte zu entwerfen, traf sich das Programm-Team im Dezember am Lagerplatz in Hameln. Ab diesem Zeitpunkt konnten die 12 Unter-Teams endlich an die aufregende Arbeit gehen und ihre Spiele bis ins kleinste Detail ausarbeiten, damit Anfang Juni, nach tausenden Planungsstunden, alles wie geplant funktionieren konnte.
Don Oro könnt ihr auch auf Instagram folgen: @donorogold
Mitreden!